Jak wybrać dostawcę posiłków regeneracyjnych dla pracowników?

Dobrze wybrany dostawca zdejmuje z firmy większość obowiązków organizacyjnych. Źle dobrany może oznaczać codzienne zbieranie zamówień, niewykorzystane posiłki, reklamacje i problemy z obsługą drugiej lub trzeciej zmiany.

Najpierw określ potrzeby firmy

Przed wysłaniem zapytania ofertowego warto ustalić:

• ilu pracownikom przysługują posiłki,
• ile posiłków będzie potrzebnych dziennie,
• w jakich godzinach pracują poszczególne zmiany,
• czy zakład działa w nocy, weekendy i święta,
• gdzie pracownicy będą podgrzewać i spożywać dania,
• jak ma wyglądać identyfikacja uprawnionych osób,
• jakich raportów i rozliczeń potrzebuje firma.

Liczba zatrudnionych nie zawsze odpowiada liczbie wydawanych posiłków. Świadczenie może przysługiwać tylko wybranym pracownikom lub w określonych dniach. Jeżeli firma nie ustaliła jeszcze, kto jest uprawniony, warto najpierw sprawdzić, kiedy pracownikowi przysługuje posiłek profilaktyczny.

Sprawdź zgodność posiłków z wymaganiami

W przepisach stosowane jest określenie „posiłek profilaktyczny". „Posiłek regeneracyjny" to nazwa używana potocznie, dlatego w ofertach dostawców można spotkać oba sformułowania.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów posiłek powinien mieć około 1000 kcal i zawierać około:

• 50-55% węglowodanów,
• 30-35% tłuszczów,
• 15% białek.

Dostawca powinien przedstawić gramaturę, wartość energetyczną, zawartość białka, tłuszczów i węglowodanów, pełny skład oraz wykaz alergenów dla każdego dania. Sama informacja, że posiłek jest duży lub sycący, nie potwierdza jego zgodności z wymaganiami.

Więcej informacji o obowiązkach pracodawcy zawiera artykuł Posiłki regeneracyjne dla pracowników - przepisy prawne i zasady przyznawania.

Zweryfikuj bezpieczeństwo produkcji i dostaw

Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić, gdzie przygotowywane są dania oraz w jaki sposób dostawca kontroluje ich jakość.

Należy zapytać między innymi o:

• rejestrację lub zatwierdzenie zakładu przez właściwy organ sanitarny,
• procedury oparte na zasadach HACCP,
• kontrolę temperatury podczas transportu i przechowywania,
• sposób pakowania posiłków,
• terminy przydatności do spożycia,
• identyfikację poszczególnych partii,
• procedurę reklamacji i wycofania produktu.

Zasady higieny produkcji żywności opisuje rozporządzenie WE nr 852/2004. Warto jednak sprawdzić nie tylko same deklaracje dostawcy, ale również to, jak procedury bezpieczeństwa działają w praktyce.

Oceń menu i jego różnorodność

Poproś o przykładowe menu z kilku tygodni. Dzięki temu łatwiej ocenisz częstotliwość powtarzania dań, liczbę dostępnych opcji oraz udział posiłków mięsnych i bezmięsnych.

Dobrym rozwiązaniem jest degustacja lub krótki test. Posiłek może spełniać wszystkie wymagania formalne, ale jeśli pracownicy nie będą chcieli go jeść, samo wdrożenie nie spełni swojej funkcji.

Warto również zapytać, czy dostawca zbiera opinie pracowników i na ich podstawie zmienia menu.

Sprawdź dostępność na każdej zmianie

To szczególnie ważne w zakładach produkcyjnych, magazynach i centrach logistycznych. Dostawca powinien wyjaśnić:

• w jakich godzinach realizuje dostawy,
• czy obsługuje zmiany nocne,
• jak wygląda dostępność w weekendy i święta,
• z jakim wyprzedzeniem trzeba podawać liczbę posiłków,
• co dzieje się w przypadku opóźnienia lub awarii,
• kto odpowiada za uzupełnianie brakujących dań.

Catering dobrze sprawdzi się tam, gdzie liczba posiłków i godziny przerw są przewidywalne. Przy kilku zmianach wygodniejszy może być automat z posiłkami dostępny przez całą dobę. Oba rozwiązania porównujemy w artykule Stołówka, catering czy automat - jak zapewnić posiłki profilaktyczne pracownikom?.

Ustal sposób wydawania i raportowania

Firma powinna mieć kontrolę nad tym, kto korzysta ze świadczenia. Może się to odbywać za pomocą kart, identyfikatorów, indywidualnych kont lub list pracowników.

Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić:

• czy można wprowadzić limit jednego posiłku dziennie,
• jak dodaje się i usuwa uprawnionych pracowników,
• jakie dane zawierają raporty,
• czy rozliczenie może być podzielone na lokalizacje lub działy,
• kto zajmuje się administracją systemu,
• jak rozliczane są niewykorzystane posiłki.

Im mniej ręcznej pracy pozostaje po stronie HR, administracji i kierowników zmian, tym łatwiejsza będzie codzienna obsługa świadczenia.

Porównaj całkowity koszt współpracy

Cena dania to tylko jeden z elementów. W porównaniu ofert należy uwzględnić również:

• koszt dostawy,
• minimalną liczbę zamówień,
• opłaty za urządzenie lub obsługę,
• koszty systemu rozliczeniowego,
• zasady rozliczania niewykorzystanych posiłków,
• dodatkowe opłaty za dostawy nocne i weekendowe,
• warunki podwyżek cen.

Przed podpisaniem dłuższej umowy warto przeprowadzić okres testowy. Pozwoli on sprawdzić terminowość dostaw, dostępność posiłków na wszystkich zmianach, zainteresowanie pracowników oraz rzeczywisty czas potrzebny firmie na obsługę rozwiązania.

Jak wygląda to w LuncherBox?

LuncherBox zapewnia pracownikom dostęp do posiłków przez całą dobę. Dania są przechowywane w automacie chłodniczym, a uprawnione osoby mogą odbierać je za pomocą indywidualnych kart z określonym limitem.

Po stronie LuncherBox pozostają codzienne dostawy, uzupełnianie automatu, kontrola terminów i obsługa urządzenia. Firma otrzymuje dane potrzebne do rozliczenia świadczenia, a pracownicy mogą odebrać posiłek podczas swojej przerwy, również na drugiej i trzeciej zmianie.

Zobacz, jak organizujemy posiłki regeneracyjne dla pracowników.