Karty lunchowe dla pracowników - ZUS, PIT, korzyści i ograniczenia
Karta lunchowa to prosty sposób na dofinansowanie posiłków pracownikom. Firma zasila kartę określoną kwotą, a pracownik wykorzystuje środki na jedzenie. Na rynku dostępne są różne rozwiązania, m.in. Edenred, Pluxee czy INNBenefits. Różnią się siecią akceptacji, obsługą i możliwościami ograniczenia płatności.
Przed wyborem operatora warto jednak odpowiedzieć na ważniejsze pytanie: po co firma chce wdrożyć kartę? Inaczej wygląda benefit, którego celem jest przekazanie dodatkowych środków, a inaczej rozwiązanie mające zapewnić dostęp do posiłku podczas pracy.
Jak działa karta lunchowa?
Karta lunchowa jest kartą przedpłaconą zasilaną przez pracodawcę. Pracownik otrzymuje miesięczny budżet, np. 200, 300 lub 450 zł, który może wydać na posiłki w miejscach akceptujących daną kartę.
Dla HR oznacza to prostą obsługę bez zbierania zamówień i rozliczania pojedynczych obiadów. Dla pracownika - swobodę wyboru.
Karta lunchowa a ZUS i PIT
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia dotyczącego podstawy wymiaru składek, z podstawy składek można wyłączyć wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków oraz kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków - do 450 zł miesięcznie na pracownika.
Oznacza to oszczędność na składkach ZUS po stronie pracodawcy i pracownika, jeśli spełnione są warunki wynikające z przepisów.
ZUS nie należy jednak mylić z PIT. Wyłączenie z podstawy składek nie oznacza automatycznie zwolnienia z podatku dochodowego. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów w zasadach dotyczących przychodów z pracy, do przychodów zalicza się również świadczenia ponoszone za pracownika oraz inne nieodpłatne świadczenia.
Jakie są zalety kart lunchowych?
Karta daje pracownikowi dodatkowy budżet na jedzenie, a firmie przewidywalny koszt i stosunkowo prostą administrację. Może być stosowana wśród pracowników biurowych, produkcyjnych, zmianowych i hybrydowych. Można nimi też bardzo elastycznie dysponować, np.:
- stała kwota co miesiąc dla wszystkich pracowników,
- dodatki w ramach systemu motywacyjnego,
- doładowanie do określonego limitu na karcie (jeżeli pracodawca chce, by pracownik miał co miesiąc np. 200 zł, to doładowuje do tej kwoty względem wydatków z poprzedniego miesiąca).
Jest również jednym ze sposobów organizacji benefitu żywieniowego dla pracowników.
Kiedy swoboda karty staje się problemem?
Szeroka sieć akceptacji jest wygodna dla pracownika, ale ogranicza kontrolę pracodawcy nad tym, kiedy i gdzie środki są wykorzystywane.
Pracownik może np. przeznaczyć większą część budżetu na rodzinne wyjście do restauracji albo przekazać kartę bliskiej osobie.
Jeżeli celem firmy jest przede wszystkim przekazanie dodatkowego świadczenia na jedzenie i wykorzystanie korzyści składkowych, taka elastyczność może być akceptowalna.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma chce dzięki benefitowi poprawić warunki pracy - zapewnić możliwość zjedzenia posiłku na miejscu, ograniczyć wychodzenie po jedzenie i pomóc pracownikom lepiej wykorzystać przerwę. Sama karta tego nie gwarantuje. Firma ponosi koszt benefitu, ale nie ma pewności, że pieniądze rzeczywiście wspierają pracownika podczas dnia pracy.
Nasza rekomendacja - połącz korzyść pracownika z celem firmy
Rekomendujemy wdrożenie kart lunchowych w sposób, który łączy korzyść dla pracownika z celami biznesowymi pracodawcy.
Można to osiągnąć np. dzięki Kartom Lunchowym Edenred we współpracy z LuncherBox. Działanie kart może zostać ograniczone wyłącznie do automatów LuncherBox znajdujących się w firmie.
Pracownik otrzymuje konkretny budżet i sam wybiera posiłek. Pracodawca ma natomiast pewność, że środki finansują jedzenie podczas pracy. Pracownik ma posiłek, firma ma najedzony i efektywny zespół, a pieniądze przeznaczone na benefit realizują cel, dla którego zostały wydane.
Dodatkowo automaty z posiłkami dla pracowników są dostępne 24/7, dlatego z benefitu mogą korzystać także osoby pracujące na różnych zmianach.
Wysokość dofinansowania i sposób finansowania można dopasować do potrzeb organizacji. Dostępne możliwości opisujemy na stronie modele współpracy z LuncherBox.
Na co zwrócić uwagę przed wyborem karty lunchowej?
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:
- gdzie można płacić kartą,
- czy można ograniczyć ją do określonych punktów lub dostawców,
- jakie limity można ustawić,
- jakie raporty otrzymuje pracodawca,
- jak wygląda obsługa po stronie HR,
- czy rozwiązanie spełnia warunki wymagane do wyłączenia świadczenia z podstawy składek ZUS,
- czy sposób działania karty odpowiada celowi, który firma chce osiągnąć.
Podsumowanie
Karta lunchowa może być wygodnym i korzystnym składkowo benefitem. Najważniejsze jest jednak dopasowanie sposobu jej działania do celu firmy.
Jeśli priorytetem jest elastyczny budżet na jedzenie, standardowa karta lunchowa może wystarczyć. Jeśli firma chce jednocześnie zapewnić pracownikom dostęp do posiłków podczas pracy, warto połączyć kartę z rozwiązaniem dostępnym bezpośrednio w miejscu pracy.
Wtedy benefit nie kończy się na przekazaniu pieniędzy. Pracownik ma łatwy dostęp do posiłku w ciągu dnia, a budżet firmy jest wykorzystywany zgodnie z założonym celem.
- Budżet na jedzenie: Karta lunchowa to przede wszystkim sposób na przekazanie pracownikowi budżetu na jedzenie.
- Ulga ZUS, nie PIT: Przy spełnieniu warunków wynikających z przepisów do 450 zł miesięcznie może być wyłączone z podstawy składek ZUS. Nie oznacza to jednak automatycznego zwolnienia świadczenia z PIT.
- Swoboda ma cenę: Duża swoboda korzystania z karty jest wygodna dla pracownika, ale może oznaczać mniejszą kontrolę firmy nad tym, czy środki rzeczywiście wspierają żywienie podczas pracy.
- Określ cel: Przed wdrożeniem warto określić cel: dodatkowe pieniądze na jedzenie czy realny dostęp do posiłku w miejscu pracy.
- Połączenie obu celów: Jeśli firma chce połączyć oba cele, może ograniczyć wykorzystanie karty do konkretnego rozwiązania żywieniowego, np. automatów LuncherBox.
- Konkretna korzyść: Najlepszy benefit to taki, w którym pracownik odczuwa konkretną korzyść, a budżet pracodawcy realizuje cel, dla którego został przeznaczony.
